Por: Adolfo Ruíz.

Cada mes los Meeting Planeas se reúnen en una comida temática, durante esta  fungió como moderador, Gastón Ramos; Director General de T&C Management & Consulting, quién hizo una breve sinopsis de la historia del concepto todo incluido (All Inclusive, AI), Por ello, se invitaron a especialistas en la materia para que expusieran las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

Dando inicio al debate, el Doctor Eduardo Carriedo Rico; ex Presidente de la Sociedad Mexicana de Ortopedia, argumentó; que al organizar eventos médicos ha tenido que valorar ambas opciones. “Hay dos conceptos que podemos analizar: primero como solicitador de un servicio. Debo admitir que es más oneroso un AI que un plan tradicional y en el cual debemos estructurar estrategias para recaudar recursos, porque las asociaciones no cuentan con mucho dinero. Asimismo, es importante saber en qué destino se realizará el congreso antes de decidir si va a ser AI o europeo, ya que, en algunos casos, el lugar es idóneo para salir, visitar lugares cercanos y comer fuera del hotel, sobre todo los acompañantes.

El segundo es la flexibilidad por parte de los hoteleros, debido a que en los eventos de gran afluencia, algunas personas deben hospedarse en otros hoteles, pero al llegar a la conferencia, simplemente no las dejan pasar o deben pagar una cuota”. Finalizó señalando que lo más importante es dejar en manos de expertos la organización de los eventos.

Asimismo el Lic. Enrique Calderón; Director Corporativo Comercial de Hotelera Posadas, destacó; que es un tema complejo que no se puede definir simplemente en si conviene o no debido a que “no todos los congresos caben en la misma cubeta, ni todas las cubetas son para los mismos congresos”, ya que en la organización de un congreso intervienen diferentes vertientes. El plan europeo es una opción muy abierta y el AI ofrece muchas facilidades”. Entre las ventajas del AI, sostuvo que la ocupación es mayor que en los hoteles tradicionales, el cobrar todo por anticipado permite optimizar la planeación, mejorar el aprovechamiento en los alimentos y disminuir los costos de operación, lo que genera mayores utilidades.

Como desventajas expuso que el servicio se vuelve un poco más frío porque el personal del hotel ya tiene asegurada su propina y que la calidad en el servicio puede disminuir al aumentar el volumen de huéspedes, lo que trae como consecuencia que se deteriore la imagen del hotel, “antes de decidir una opción, es necesario considerar algunas variables, como número de asistentes, destino, instalaciones del hotel y los equipos con los que cuenta éste, ya que los gastos extras, como transporte, equipo audiovisual u otros, pueden marcar una gran diferencia en costos”.

El tercer panelista, Bernardo Santillana; Director Corporativo de Ventas para México de Palace Resorts, afirmó; los hoteles que cuentan con AI han evolucionado y se han adaptado a las nuevas necesidades de los organizadores. “Un congreso organizado hace 10 años mediante la opción AI era muy cuadrado y los huéspedes no se podían salir de ese esquema. Sin embargo, actualmente lo primero es sentarse con el cliente para analizar sus necesidades específicas y de manera conjunta elaborar un plan a su medida”. En cuanto a la calidad en el servicio y a la flexibilidad, comentó que al menos las grandes cadenas hoteleras han incrementado la calidad en el servicio y han desarrollado opciones más flexibles. “Por ejemplo, en los Palace Resorts, si alguien está hospedado en el “Moon Palace Cancún” como congresista, puede ir a comer a otro Resort Palace, incluyendo los que están en Isla Mujeres y Cozumel, y esto lo agradecen mucho sobre todo los familiares.

Por lo que enfatizó; “No es posible afirmar si conviene o no el AI en los congresos y convenciones, porque ambas alternativas tienen ventajas y desventajas”. El primer paso siempre será conocer las necesidades del cliente para determinar la mejor opción. Por una parte, en un plan europeo se puede manejar un esquema de multihotel si no se cuenta con todas las instalaciones y es necesario trasladar a los clientes como por ejemplo a un centro de convenciones.

Por otra, en un AI es factible tener el control de la operatividad del gasto y de los huéspedes. Finalmente, concluyó el evento invitando a los asistentes al Taller de Profesionalización que se llevará a cabo el próximo mes de octubre.

 Meeting Professionals International (MPI); Es la asociación internacional más grande del mundo de la industria de reuniones, actualmente integra a más de 23,000 miembros alrededor del mundo y cuenta con 68 capítulos, uno de ellos es MPI Capítulo México. Si desea mayor información cuenta con su sitio: www.mpimexico.org.mx.