Por: Adolfo Ruíz.

En México las instancias de gobierno tienen un mal común: literalmente nadan en papel. Esta es una de las razones por las cuales cualquier trámite puede tardar días y en algunos casos hasta meses. Concentrar la información en archivos físicos no sólo es sinónimo de demoras y servicio deficiente a la ciudadanía, sino que implica alejarse de la transparencia. El DIF en Jalisco le puso un alto al desorden tras implementar una estrategia de digitalización de documentos en tres áreas fundamentales: Recursos Financieros, Humanos y el departamento Jurídico.

 Por ello Mario Espinoza de Especialidades Digitales de México (EDM), externó: "El objetivo del DIF estatal es mejorar continuamente todos los servicios que ofrece a la niñez mexicana y, por añadidura, cumplir con la Ley de Transparencia. Al tener almacenada su información en papel, esto se volvía más complicado. Por esta razón la dependencia emprendió una estrategia de document management basada en el paradigma Laserfiche”.

Antes de realizar la integración, la búsqueda de la información se demoraba entre 30 minutos y dos horas, con las consabidas pérdidas de productividad, por lo cual se perdía tiempo y esfuerzo en la búsqueda de estos documentos. Por esa razón el DIF comenzó la integración de Laserfiche: "Durante ocho semanas, divididas en tres etapas, nos dimos a la tarea de digitalizar cerca de dos millones de documentos que datan desde 2007.

Con Laserfiche montamos los archivos digitales en red y con acceso permanente a Internet. De tal suerte que cualquier funcionario puede consultar esta información al introducir un simple dato y a la velocidad de un clic aparecerá en la Interfaz de búsqueda de Laserfiche", concluyó.

Asimismo Enrique Ramírez Cervantes; director de sistemas del DIF Jalisco, sostuvo que está información pronto estará a disposición de la ciudadanía a través del portal público del DIF estatal. "Desafortunadamente cada una de las subdelegaciones en el estado es autónoma, pero lo ideal sería la implementación de Laserfiche a los 125 municipios que compone el DIF en Jalisco." Además el funcionario agregó que la auditoria que se está llevando a cabo al interior de la institución ya se está haciendo sobre los documentos digitalizados y hay planes para ampliar el proyecto al interior.

Cabe señalar que el DIF en Jalisco seleccionó a Laserfiche, entre otras soluciones documentales por su fácil administración en cuanto a los expedientes digitales, además de que su uso es amigable y que no requiere mayor especialización para funcionar adecuadamente.

Esta institución no es la primera instancia gubernamental que ha implementado el paradigma documental Laserfiche; el mismo gobierno del municipio de Guadalajara, el más importante del estado, lo ha implementado por varios años para promover el acceso a la información. EDM y su red distribuidores en esa entidad han desplegado diversos proyectos también con la iniciativa privada. Para mayor información consulte www.laserfiche.com

LaserFiche, desde 1987, viene marcando el camino con soluciones de archivo y manejo digital de documentos. Dedicados a innovar de acuerdo a las necesidades del cliente, se ha logrado una suite de productos y servicios que resuelven las necesidades de manejo documental en la corporación y desde perspectivas de los ejecutivos, profesionales de TI y de los usuarios finales.